Organisation von Veranstaltungen

Mögliche Veranstaltungsformen

Einzelveranstaltungen – Vorträge, Diskussionen ...
Seminare – standardisierte mehrteilige Seminare wie LIMA (Lebensqualität im Alter), Abenteuer Elternsein, Basisinfo Bibel, TIK - Technik in Kürze …
Reihen – zu einem Thema, z. B. „Nachhaltigkeit“, werden verschiedene Einheiten gehalten
Sonderveranstaltungen – Ausstellungen, Lesungen, Konzerte …
Online- oder Hybridveranstaltungen

Planung

Terminabklärung: Vermeidung von Konkurrenzsituationen bzgl. Ort und Raum
Kontaktaufnahme Referent:in: Zielgruppe, Dauer, Ausstattung, Honorar und Fahrtkosten
Kooperation mit anderen Einrichtungen im Ort
Bewerbung siehe Öffentlichkeitsarbeit
Melden der Veranstaltung an die Diözesanstelle des Katholischen Bildungswerkes

Durchführung

Passende Gestaltung des Raumes: für geheizten Raum sorgen, ev. Tischtuch und Blumen für Referent:innentisch, ev. Verpflegung …
Hinweisschilder, es sollen auch „Nicht-Ortskundige“ den Veranstaltungsort leicht finden können.
Empfang der Teilnehmenden
Referent:innenbetreuung: Ablauf des Abends besprechen bzgl. Eröffnung und Moderation, Pause, Ende, Honorarauszahlung
Bereitstellen einer Kassa: Eintrittsgeld oder freiwillige Spende
Begrüßung zur Veranstaltung, Organisatorisches (zeitlicher Ablauf, Hinweis auf WC …)
Abschluss der Veranstaltung: pünktlich enden – bzw. mit dem Hinweis, dass auch nach dem Ende der Veranstaltung Gespräche mit dem/der Vortragenden möglich sind; eventuell Hinweis auf nächste Veranstaltung
Verabschiedung der Teilnehmenden und des/der Vortragenden

Nacharbeit

Daten für die Jahresstatistik erheben und alle Veranstaltungen über das Formular „Veranstaltungsmeldungen“ am Ende des Jahres an die Diözesanstelle senden (auch wenn die Referent:innen nicht aus dem Angebot der Diözesanstelle des Katholischen Bildungswerkes stammen).
Diese Veranstaltungsmeldungen Ihrer Pfarre sind sehr wichtig: Die Zahlen geben einen Überblick über die Bildungsaktivitäten in der gesamten Diözese und sind erforderlich, damit die KBW-Diözesanstelle ihre Serviceleistungen für Sie weiter aufrecht halten kann.
Eventuell einen Bericht schreiben mit Fotos (für Pfarrblatt, Regionalzeitung, Dokumentation).